Araç Filo Yönetim Modülü

ARAÇ FİLO YÖNETİM SİSTEMİ: OPERASYONEL ANALİZ VE TEKNİK YÖNETİM REHBERİ

Bir filo yönetimi, sadece araçların hareketini izlemek değil; metalin, paranın ve zamanın senkronize yönetimidir. Bu modül, operasyonun her saniyesinde oluşan veriyi, yönetici kararlarına temel oluşturacak somut raporlara dönüştürür.

1. DERİNLEMESİNE ARAÇ VE EKİPMAN ENVANTERİ

Sistem, sadece plaka ve model kaydı tutmaz; her aracın teknik spesifikasyonlarını en ince ayrıntısına kadar dijital ikizine işler.

• Teknik Kimlik: Motor numarası, şasi bilgisi, emisyon değerleri, beygir gücü ve tork verileri.
• Donanım Takibi: Araç üzerindeki ek donanımlar (frigorifik kasa, lift, vinç, telematik ünite vb.) ve bu donanımların kendi servis periyotları.
• Dijital Belge Kasası: Ruhsat aslı, tescil belgeleri, AT uygunluk belgeleri ve araçla ilgili tüm teknik çizimlerin yüksek çözünürlüklü dijital kopyaları.

2. MEKANİK BAKIM VE ONARIM DİSİPLİNİ

Plansız duruşlar, lojistik operasyonların gizli katilidir. Bu modül, bakım sürecini "reaktif" (bozulunca yap) değil, "proaktif" (bozulmadan önce müdahale et) seviyesine taşır.

• Kritik Parça Ömür Takibi: Sadece genel bakım değil; akü, balata, disk, kayış ve filtre bazlı kilometre/saat takibi.
• İş Emri Yönetimi: Bir arıza durumunda sistem üzerinden otomatik iş emri açılması, servise giriş saati, onarımda geçen süre ve servisten çıkış onayı.
• Geriye Dönük Servis Analizi: Aracın geçmişteki kronik arızalarını tespit etme. Hangi parça ne sıklıkla değişmiş? Hangi servis istasyonu daha kaliteli işçilik sunuyor?

3. LASTİK YÖNETİMİ VE OPTİMİZASYONU

Filo giderlerinde yakıttan sonraki en büyük kalem lastiktir. Lastik yönetimi, doğrudan güvenlik ve maliyetle ilgilidir.

• Diş Derinliği ve Basınç Takibi: Periyodik ölçümlerle her bir lastiğin (aks bazlı) aşınma grafiği.
• Rotasyon (Yer Değiştirme) Planı: Lastiklerin ömrünü uzatmak için km bazlı ön-arka, çapraz değişim hatırlatıcıları.
• Lastik Oteli ve Mevsimsellik: Depodaki lastiklerin durumu, DOT (üretim tarihi) takibi ve kaplama yapılabilirlik analizleri.

4. KAPSAMLI YAKIT VE ENERJİ DENETİMİ

Yakıtın her damlası kontrol altındadır. Manuel girişler yerine doğrudan veri akışı esastır.

• Pompa ve Tank Entegrasyonu: Şirket içi yakıt tankları veya dış istasyonlarla tam entegrasyon. Alınan litre ile aracın km verisinin anlık kıyaslanması.
• Hata Payı Analizi: Fabrika verisi yakıt tüketimi ile reel kullanım arasındaki sapmanın (Litre/100km) tespiti.
• Hırsızlık ve Kayıp Önleme: Depo kapağı sensörleri ve yakıt seviye şamandıra verileriyle ani yakıt düşüşlerinin (araç durağan haldeyken) saniyeler içinde raporlanması.

5. SÜRÜCÜ VE PERSONEL OPERASYONLARI

Araçları yürüten personelin yetkinliği ve yasal uyumu, şirketin hukuki kalkanıdır.

• Yasal Belge Matrisi: Ehliyet sınıfları, SRC-1/2/3/4/5 belgeleri, Psikoteknik raporları ve mesleki yeterlilik sertifikalarının geçerlilik süreleri.
• Sürüş Dinamikleri Analizi: Aşırı rölanti (boşa yakıt harcama), sert kalkış, agresif viraj alma ve ani frenleme gibi "mekaniği yoran" davranışların tespiti.
• Vardiya ve Çalışma Saatleri: Sürücülerin direksiyon başında geçirdiği sürelerin yasal sınırlara (takograf verisiyle uyumlu) göre izlenmesi.

6. HASAR VE SİGORTA YÖNETİM SÜREÇLERİ

Kaza kaçınılmaz olduğunda, maliyeti yönetmek kritikleşir.

• Hasar Dosyası Takibi: Kaza fotoğrafları, tutanaklar, kusur oranları ve sigorta şirketinden beklenen rücu ödemeleri.
• Poliçe Yönetimi: Trafik sigortası, Kasko, Yeşil Kart ve Emtia sigortalarının vade takibi, hasarsızlık indirimlerinin korunması için stratejik planlama.
• Kusur Analiz Raporu: Hangi sürücülerin daha fazla hasar maliyeti yarattığının istatistiksel dökümü.

7. MALİYET MERKEZLERİ VE FİNANSAL MİMARİ

Her araç, şirket içinde bağımsız bir kâr/zarar merkezi gibi yönetilir.

• Doğrudan ve Dolaylı Giderler: Sadece yakıt değil; otopark, HGS/OGS, yıkama, vergi, amortisman ve personel giderlerinin her araca paylaştırılması.
• Bütçe Karşılaştırma: Dönem başında araç için ayrılan bütçe ile gerçekleşen harcamanın anlık karşılaştırması.
• Yatırım Geri Dönüşü (ROI): Aracın operasyonda kaldığı sürede yarattığı değerin, toplam giderlerine oranı.

8. YASAL UYUM VE CEZA TAKİBİ

Mevzuata takılmak, operasyonun durmasına ve ağır mali yüklere neden olur.

• Muayene ve Egzoz Takvimi: TÜVTÜRK randevu süreçlerinin ve egzoz emisyon ölçümlerinin otomatik takibi.
• Trafik Cezası Yönetimi: Plakaya yazılan cezaların e-devlet entegrasyonu ile çekilmesi, erken ödeme indirimlerinden yararlanılması ve ilgili personele rücu edilmesi.
• Yetki Belgeleri: K1, K2, L1 gibi yetki belgelerinin tonaj ve araç listesi uyumluluğunun denetimi.

9. ANALİTİK RAPORLAMA VE DASHBOARD SİSTEMİ

Veri yığınları arasında boğulmayın. Karar vericiler için damıtılmış bilgi sunulur.

• Operasyonel Verimlilik Endeksi: Filonun ne kadarı aktif, ne kadarı serviste, ne kadarı boşta bekliyor?
• Karbon Ayak İzi Raporu: Filo bazlı toplam emisyon değerleri (Sürdürülebilirlik raporları için).
• Özelleştirilmiş Veri Madenciliği: İhtiyaca göre sınırsız varyasyonda rapor oluşturabilme (Örn: "Son 6 ayda bakım maliyeti en yüksek olan 2020 model kamyonlar").

10. SİSTEM ENTEGRASYONLARI VE MOBİL ALTYAPI

Sistem, şirketin diğer organlarıyla konuşur.

• ERP/Muhasebe Entegrasyonu: Faturaların ve giderlerin otomatik olarak muhasebeleşmesi.
• Mobil Uygulama (Sürücü Paneli): Sürücülerin km girişi yapabildiği, arıza bildirdiği ve dijital çeklistleri doldurabildiği kullanıcı arayüzü.
• API Desteği: Araç takip sistemleri (GPS) ve akaryakıt firmalarıyla gerçek zamanlı veri alışverişi.

Bu modül, bir otomobilden iş makinesine, bir tırdan binek araca kadar her türlü varlığı tek bir merkezden, kağıtsız ve hatasız yönetmenizi sağlar. Gerçek kontrol, ancak ölçülebilir veriyle mümkündür.