Módulo de Gestión de Flotas de Vehículos

SISTEMA DE GESTIÓN DE FLOTAS DE VEHÍCULOS: GUÍA DE ANÁLISIS OPERACIONAL Y GESTIÓN TÉCNICA

La gestión de una flota no es solo rastrear el movimiento de los vehículos; es la gestión sincronizada de metal, dinero y tiempo. Este módulo transforma los datos generados en cada segundo de la operación en informes concretos que sirven de base para las decisiones de gestión.

1. INVENTARIO PROFUNDO DE VEHÍCULOS Y EQUIPOS

El sistema no solo mantiene un registro de la matrícula y el modelo; registra las especificaciones técnicas de cada vehículo hasta el más mínimo detalle en su gemelo digital.

• Identidad Técnica: Número de motor, información del chasis, valores de emisión, caballos de fuerza y datos de par.
• Seguimiento de Hardware: Equipos adicionales en el vehículo (caja frigorífica, elevador, grúa, unidad telemática, etc.) y los propios periodos de servicio de estos equipos.
• Caja Fuerte de Documentos Digitales: Copias digitales de alta resolución del permiso de circulación original, documentos de registro, documentos de conformidad AT y todos los dibujos técnicos relacionados con el vehículo.

2. DISCIPLINA DE MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN MECÁNICA

Las paradas no planificadas son el asesino silencioso de las operaciones logísticas. Este módulo eleva el proceso de mantenimiento de un nivel "reactivo" (hacer cuando se rompe) a un nivel "proactivo" (intervenir antes de que se rompa).

• Seguimiento de la Vida Útil de las Piezas Críticas: No solo el mantenimiento general; seguimiento de kilómetros/horas basado en la batería, las pastillas de freno, los discos, las correas y los filtros.
• Gestión de Órdenes de Trabajo: Apertura automática de una orden de trabajo a través del sistema en caso de avería, hora de entrada al servicio, tiempo dedicado a la reparación y aprobación de salida del servicio.
• Análisis de Servicio Retrospectivo: Identificación de las averías crónicas pasadas del vehículo. ¿Con qué frecuencia se ha cambiado cada pieza? ¿Qué estación de servicio ofrece una mano de obra de mayor calidad?

3. GESTIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE NEUMÁTICOS

Después del combustible, los neumáticos son la partida más importante en los gastos de la flota. La gestión de los neumáticos está directamente relacionada con la seguridad y el coste.

• Profundidad de la Banda de Rodadura y Seguimiento de la Presión: Gráfico de desgaste de cada neumático (basado en el eje) con mediciones periódicas.
• Plan de Rotación (Reubicación): Recordatorios de cambio delantero-trasero y cruzado basado en km para prolongar la vida útil de los neumáticos.
• Hotel de Neumáticos y Estacionalidad: Estado de los neumáticos en el almacén, seguimiento DOT (fecha de producción) y análisis de viabilidad de la reconstrucción.

4. AUDITORÍA INTEGRAL DE COMBUSTIBLE Y ENERGÍA

Cada gota de combustible está bajo control. El flujo de datos directo es esencial en lugar de las entradas manuales.

• Integración de Bombas y Tanques: Integración total con tanques de combustible internos o estaciones externas. Comparación instantánea de los litros recibidos con los datos de km del vehículo.
• Análisis del Margen de Error: Determinación de la desviación (Litros/100km) entre el consumo de combustible de datos de fábrica y el uso real.
• Prevención de Robos y Pérdidas: Notificación en segundos de caídas repentinas de combustible (mientras el vehículo está parado) con sensores de tapa de depósito y datos de flotador de nivel de combustible.

5. OPERACIONES DE CONDUCTORES Y PERSONAL

La competencia y el cumplimiento legal del personal que opera los vehículos es el escudo legal de la empresa.

• Matriz de Documentos Legales: Clases de permiso de conducir, documentos SRC-1/2/3/4/5, informes psicotécnicos y periodos de validez de los certificados de cualificación profesional.
• Análisis de la Dinámica de Conducción: Identificación de comportamientos que "desgastan la mecánica", como el ralentí excesivo (desperdicio de combustible), el arranque brusco, las curvas agresivas y el frenado repentino.
• Turnos y Horas de Trabajo: Seguimiento de los tiempos que los conductores pasan al volante de acuerdo con los límites legales (compatible con los datos del tacógrafo).

6. PROCESOS DE GESTIÓN DE DAÑOS Y SEGUROS

Cuando un accidente es inevitable, la gestión del coste se vuelve crítica.

• Seguimiento del Expediente de Daños: Fotos del accidente, actas, porcentajes de culpa y pagos de recurso esperados de la compañía de seguros.
• Gestión de Pólizas: Seguimiento de la fecha de vencimiento del seguro de responsabilidad civil, seguro a todo riesgo, carta verde y seguro de mercancías, planificación estratégica para la protección de las bonificaciones por ausencia de siniestros.
• Informe de Análisis de Defectos: Desglose estadístico de qué conductores generan más costes por daños.

7. CENTROS DE COSTE Y ARQUITECTURA FINANCIERA

Cada vehículo se gestiona como un centro de beneficio/pérdida independiente dentro de la empresa.

• Gastos Directos e Indirectos: No solo combustible; asignación de aparcamiento, HGS/OGS, lavado, impuestos, depreciación y gastos de personal a cada vehículo.
• Comparación de Presupuestos: Comparación instantánea del presupuesto asignado al vehículo al principio del periodo con el gasto real.
• Retorno de la Inversión (ROI): Relación entre el valor creado por el vehículo durante el tiempo que ha estado en funcionamiento y sus gastos totales.

8. CUMPLIMIENTO LEGAL Y SEGUIMIENTO DE SANCIONES

Quedar atrapado en la legislación provoca la detención de la operación y pesadas cargas financieras.

• Calendario de Inspección y Escape: Seguimiento automático de los procesos de cita de TÜVTÜRK y las mediciones de emisiones de escape.
• Gestión de Multas de Tráfico: Recuperación de multas escritas en la matrícula con la integración del gobierno electrónico, aprovechamiento de los descuentos por pago anticipado y recurso al personal correspondiente.
• Documentos de Autorización: Inspección de la compatibilidad de la lista de tonelaje y vehículos de los documentos de autorización como K1, K2, L1.

9. INFORMES ANALÍTICOS Y SISTEMA DE PANELES

No se ahogue entre montones de datos. Se presenta información destilada para los responsables de la toma de decisiones.

• Índice de Eficiencia Operacional: ¿Qué parte de la flota está activa, qué parte está en servicio, qué parte está inactiva?
• Informe de Huella de Carbono: Valores totales de emisiones basados en la flota (para informes de sostenibilidad).
• Minería de Datos Personalizada: Capacidad de crear informes en variaciones ilimitadas según la necesidad (Ej: "Camiones modelo 2020 con los costes de mantenimiento más altos en los últimos 6 meses").

10. INTEGRACIONES DE SISTEMAS E INFRAESTRUCTURA MÓVIL

El sistema habla con los demás órganos de la empresa.

• Integración ERP/Contabilidad: Contabilización automática de facturas y gastos.
• Aplicación Móvil (Panel de Conductor): Interfaz de usuario donde los conductores pueden introducir km, informar de averías y rellenar listas de verificación digitales.
• Soporte API: Intercambio de datos en tiempo real con sistemas de seguimiento de vehículos (GPS) y empresas de combustible.

Este módulo le permite gestionar cualquier activo, desde un automóvil hasta una máquina de construcción, desde un camión hasta un vehículo de pasajeros, desde un único centro, sin papel y sin errores. El control real solo es posible con datos medibles.